آزادیٔ اطلاعات کا قانون

• آپ کو عوامی ریکارڈز کی کاپیاں یا دونوں کا معائنہ کرنے یا وصول کرنے کی درخواست کرنے کا حق حاصل ہے۔
• آپ کو حق حاصل ہے کہ آپ درخواست کریں کہ مطلوبہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کا پیشگی تخمینہ لگایا جائے۔ FOIA کا تقاضا ہے کہ VRS آپ کو پہلے سے اطلاع دیں کہ کیا چارجز متوقع ہیں اور ریکارڈز تلاش کرنے اور پیش کرنے سے پہلے اندازہ پوچھیں گے کہ کیا آپ کو تخمینہ چاہیے، چاہے متوقع لاگت کچھ بھی ہو۔
• اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے FOIA کے حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے، تو آپ FOIA کی تعمیل پر مجبور کرنے کے لیے ضلعی یا سرکٹ کورٹ میں درخواست دائر کر سکتے ہیں۔ متبادل کے طور پر، آپ غیر پابند مشاورتی رائے کے لیے FOIA کونسل سے رابطہ کر سکتے ہیں۔

• آپ امریکی میل، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر، یا فون پر ریکارڈ کی درخواست کر سکتے ہیں۔ FOIA کا تقاضا نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری طور پر ہو، اور نہ ہی آپ کو خاص طور پر یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔
  • عملی طور پر، یہ آپ اور درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لیے مددگار ہو سکتا ہے کہ آپ اپنی درخواست تحریری شکل میں لیں۔ اس سے آپ اپنی درخواست کا ریکارڈ بنا سکتے ہیں۔ یہ Virginia Retirement System (VRS) کو آپ کے درخواست کردہ ریکارڈز کا واضح بیان بھی دیتا ہے اور زبانی درخواست کے حوالے سے ممکنہ غلط فہمی سے بچنے میں مدد دیتا ہے۔ تاہم، VRS آپ کی FOIA درخواست کا جواب دینے سے انکار نہیں کر سکتا اگر آپ اسے تحریری طور پر پیش نہیں کرتے۔
• آپ کی درخواست میں آپ کے مطلوبہ ریکارڈز کی "معقول وضاحت" کے ساتھ شناخت ہونی چاہیے۔ یہ ایک عام فہم معیار ہے۔ یہ آپ کی درخواست کردہ ریکارڈز کی مقدار یا تعداد کی طرف اشارہ یا محدود نہیں کرتا؛ اس کے بجائے، اس کے لیے ضروری ہے کہ آپ اتنے مخصوص ہوں کہ VRS وہ ریکارڈز شناخت اور تلاش کر سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔
• آپ کی درخواست میں موجودہ ریکارڈز یا دستاویزات مانگنی ہوں گی۔ FOIA آپ کو ریکارڈز کا معائنہ یا نقل کرنے کا حق دیتا ہے؛ یہ اس صورت حال پر لاگو نہیں ہوتا جہاں آپ VRSکے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہوں، اور نہ ہی ایسا ریکارڈ بنانے کے لیے VRS کی ضرورت ہے جو موجود ہی نہ ہو۔
• آپ الیکٹرانک ریکارڈز کو کسی بھی فارمیٹ میں حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں جو VRS کے معمول کے کاروبار میں استعمال ہوتا ہے۔
  • مثال کے طور پر ، اگر آپ ایکسل ڈیٹا بیس میں برقرار رکھے گئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں تو ، آپ ان ریکارڈوں کو الیکٹرانک طور پر ، ای میل کے ذریعے یا فلیش / انگوٹھے کی ڈرائیو پر ، یا ان ریکارڈوں کی پرنٹ شدہ کاپی وصول کرنے کا انتخاب کرسکتے ہیں۔
• اگر ہمیں آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں تو براہ کرم عملے کی کوششوں میں تعاون کریں تاکہ آپ کس قسم کے ریکارڈز کی وضاحت کر سکیں یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول اتفاق رائے تک پہنچنے کی کوشش کی جا سکے۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن VRS کو آپ سے اپنی درخواست پر بات کرنی پڑ سکتی ہے تاکہ ہم سمجھ سکیں کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔

اگر آپ ڈاک یا فیکس کے ذریعے FOIA کی درخواست بھیج رہے ہیں تو اسے واضح طور پر FOIA درخواست کے طور پر ایڈریس کرنا مددگار ہوگا۔ براہ کرم آگاہ رہیں کہ VRS پراسیسنگ طریقہ کار کی وجہ سے ڈاک یا فیکس کی درخواستوں کی وصولی میں تاخیر ہو سکتی ہے۔

اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل آپ کے FOIA کے بارے میں کسی بھی سوال کے جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل سے ای میل کے ذریعے foiacouncil@dls.virginia.govپر یا فون پر 804-225-3056 یا 1-866-448-4100پر رابطہ کیا جا سکتا ہے۔

VRS کو آپ کی درخواست موصول ہونے کے پانچ ورکنگ دنوں کے اندر جواب دینا ہوگا۔ "پہلا دن" آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن شمار ہوتا ہے۔ پانچ دن کی مدت میں ویک اینڈز یا تعطیلات شامل نہیں ہوتیں۔

VRS سے آپ کی عوامی ریکارڈز کی درخواست کی وجہ غیر متعلقہ ہے، اور آپ کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں کہ آپ ریکارڈز کیوں چاہتے ہیں اس سے پہلے کہ ہم آپ کی درخواست کا جواب دیں۔ تاہم، FOIA VRS کو اجازت دیتا ہے کہ وہ آپ سے اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کا تقاضا کرے۔

FOIA کا تقاضا ہے کہ VRS آپ کی درخواست پر درج ذیل میں سے کوئی ایک جواب پانچ دن کی مدت میں دیں:

• ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے
• ہم ان تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے ، کیونکہ تمام ریکارڈ ایک مخصوص قانونی استثنیٰ کے تابع ہیں۔ اگر تمام ریکارڈ کو روکا جا رہا ہے تو ، ہمیں آپ کو تحریری طور پر جواب بھیجنا ہوگا۔ اس تحریر میں روکے جانے والے ریکارڈوں کے حجم اور موضوع کی نشاندہی کرنی چاہئے ، اور Virginia کے کوڈ کے مخصوص حصے کو بیان کرنا چاہئے جو ہمیں ریکارڈ کو روکنے کی اجازت دیتا ہے
• ہم کچھ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے، لیکن دوسرے ریکارڈز کو روکتے ہیں۔ اگر اس کا صرف ایک حصہ استثنیٰ کے تابع ہے تو ہم پورے ریکارڈ کو روک نہیں سکتے۔ اس صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو ترمیم کر سکتے ہیں جسے روکا جا سکتا ہے، اور آپ کو ریکارڈ کا بقیہ حصہ فراہم کرنا ہوگا۔ ہمیں آپ کو ایک تحریری جواب فراہم کرنا ہوگا جس میں ورجینیا کے کوڈ کے مخصوص سیکشن کا ذکر کیا گیا ہے جو درخواست کردہ ریکارڈوں کے کچھ حصوں کو روکنے کی اجازت دیتا ہے
• ہم آپ کو تحریری طور پر مطلع کرتے ہیں کہ درخواست کردہ ریکارڈ نہیں مل سکتا ہے یا موجود نہیں ہے (ہمارے پاس وہ ریکارڈ نہیں ہے جو آپ چاہتے ہیں). تاہم، اگر ہم جانتے ہیں کہ کسی اور عوامی ادارے کے پاس درخواست کردہ ریکارڈ موجود ہے، تو ہمیں آپ کے جواب میں دوسرے عوامی ادارے کے لیے رابطے کی معلومات شامل کرنا ضروری ہے
• اگر VRS کے لیے پانچ کام کے دنوں کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں تحریری طور پر بیان کرنا ہوگا اور ان شرائط کی وضاحت کرنی ہوگی جو جواب دینا ناممکن بناتی ہیں۔ اس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی ورکنگ دن مل جائیں گے، جس سے آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے کل 12 ورکنگ دن ہوں گے

اگر آپ بہت زیادہ ریکارڈز کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم آپ کو 12 کام کے دنوں میں ریکارڈز فراہم نہیں کر سکتے بغیر ہماری دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے، تو ہم عدالت سے آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کی درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، FOIA کا تقاضا ہے کہ VRS عدالت جانے سے پہلے آپ کے ساتھ ریکارڈز کی تیاری کے حوالے سے معقول سمجھوتہ کرنے کی معقول کوشش کریں۔

• ایک عوامی ادارہ درخواست کردہ ریکارڈز تک رسائی، نقل کرنے، فراہمی یا تلاش کرنے میں ہونے والی اپنی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے مناسب چارجز ادا کر سکتا ہے اور کم سے کم ممکنہ قیمت پر درخواست کردہ ریکارڈز کی فراہمی کے لیے تمام معقول کوششیں کرے گا۔ کوئی بھی عوامی ادارہ ریکارڈ بنانے یا برقرار رکھنے یا عوامی ادارے کے عام کاروبار سے وابستہ عمومی اخراجات کی وصولی کے لیے کوئی خارجی، ثالثی، یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گا۔ کسی عوامی ادارے کی طرف سے وصول کی جانے والی کوئی بھی ڈپلیکیٹنگ فیس ڈپلیکیشن کی اصل لاگت سے زیادہ نہیں ہوگی۔ ریکارڈ تیار کرنے کی اصل لاگت میں درخواست کردہ ریکارڈز کی تلاش میں عملے کا وقت ، کاپی کرنے کے اخراجات ، ریکارڈز سے مستثنیٰ معلومات کو ترمیم کرنے میں صرف ہونے والا وقت ، یا درخواست کردہ ریکارڈز کی فراہمی سے براہ راست متعلق کوئی اور اخراجات شامل ہوں گے۔ اس میں عام اوور ہیڈ اخراجات شامل نہیں ہوسکتے ہیں
• ریکارڈز کی تلاش کرنے سے پہلے، عوامی ادارہ درخواست کنندہ کو تحریری طور پر مطلع کرے گا کہ عوامی ادارہ درخواست کردہ ریکارڈز تک رسائی، نقل کرنے، فراہمی یا تلاش کرنے میں ہونے والی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے مناسب چارجز ادا کر سکتا ہے اور درخواست کنندہ سے پوچھ گچھ کرے گا کہ آیا وہ درخواست کردہ ریکارڈز کی فراہمی سے پہلے لاگت کے تخمینے کی درخواست کرنا چاہتے ہیں جیسا کہ § 2کے ذیلی سیکشن ایف میں بیان کیا گیا ہے۔2- Code of Virginiaکا3704
• اگر درخواست کی جائے تو VRS لاگت کا تخمینہ فراہم کرے گا۔ وہ مدت جس کے اندر VRS کو آپ کی درخواست کا جواب دینا ہے، لاگت کے تخمینے کی اطلاع اور آپ کے درخواست کے جواب VRS کے درمیان ٹول (روک) ہوگی۔ اگر آپ لاگت کا تخمینہ بھیجنے کے 30 دن کے اندر جواب نہیں دیتے تو VRS FOIA کی درخواست کو واپس لیا گیا سمجھیں گے
• اگر ہم اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لئے $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو ہم آپ کو آپ کی درخواست کے ساتھ آگے بڑھنے سے پہلے ایک ڈپازٹ ادا کرنے کی ضرورت کر سکتے ہیں، تخمینے کی رقم سے زیادہ نہیں کرنے کے لئے. پانچ کام کے دن جو ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینا ہے ان میں جب ہم ڈپازٹ کے لئے پوچھتے ہیں اور جب آپ کا جواب دیتے ہیں تو اس کے درمیان کا وقت شامل نہیں ہوتا ہے
• آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم ان ریکارڈز کی فراہمی کے لئے چارجز کا پیشگی تخمینہ لگائیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے۔ اس سے آپ کو کسی بھی اخراجات کے بارے میں جاننے کی اجازت ملے گی ، یا آپ کو تخمینہ لاگت کو کم کرنے کی کوشش میں اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع ملے گا۔ پانچ دن جو ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینا ہے اس میں آپ کو تخمینہ بھیجنے اور جب آپ کا جواب دینے کے درمیان وقت شامل نہیں ہے۔ اگر آپ 30 دنوں کے اندر جواب نہیں دیتے ہیں، تو آپ کی درخواست واپس لی گئی سمجھی جائے گی
• FOIA درخواست کے لیے VRS کو پیشگی ادا کی گئی کوئی بھی جمع شدہ رقم یا فیس درکار ریکارڈ فراہم کرنے کی حتمی اصل لاگت میں شامل کی جائے گی
• VRS کسی بھی ادائیگی کے لیے کریڈٹ کارڈ قبول نہیں کرتا۔ VRS کسی بھی FOIA اخراجات کی ادائیگی کے لیے چیک قبول کرے گا
• اگر آپ کو پچھلی FOIA درخواست سے VRS رقم واجب الادا ہے جو 30 دن سے زیادہ عرصے سے ادا نہیں ہوئی، تو VRS آپ کی نئی FOIA درخواست کا جواب دینے سے پہلے بقایا بل کی ادائیگی کا مطالبہ کر سکتے ہیں

عام طور پر VRSکی پالیسی یہ ہے کہ درخواست دہندگان سے درخواست دہندگان سے پہلے گھنٹے کے لیے فیس نہیں لی جاتی جو VRS FOIA آفیسر نے درخواست شدہ ریکارڈز فراہم کرنے پر گزارا ہوتا ہے۔ VRS دیگر VRS عملے کے تمام وقت اور VRS FOIA افسر کے ایک گھنٹے سے زیادہ وقت کے لیے چارج کرتا ہے۔ VRS عملہ جو FOIA کی درخواست کے لیے ریکارڈز تیار کرنے میں شامل ہے، اس درخواست پر صرف ہونے والے وقت کے آغاز اور اختتام کے ساتھ ساتھ اس دوران کیے جانے والے عمومی کام کی نوعیت کو بھی ٹریک کرتا ہے۔

VRS ہر VRS ملازم کی فی گھنٹہ تنخواہ، فی گھنٹہ اجرت کی شرح، یا فی گھنٹہ ٹھیکیدار کی شرح استعمال کرتا ہے جو FOIA درخواستوں کے مطابق ریکارڈز تیار کرنے میں شامل ہے، جیسا کہ VRS ہیومن ریسورسز ڈیپارٹمنٹ نے FOIA انوائس بنانے کے دن رپورٹ کیا ہے۔

VRS عوامی ریکارڈز کی وسیع اقسام کو برقرار رکھتا ہے جن میں شامل ہیں لیکن محدود نہیں:

• ریٹائرمنٹ کے فوائد اور دیگر ملازمت کے بعد فوائد کے انتظام سے متعلق پالیسیاں اور طریقہ کار VRS
• انتظامیہ سے متعلق عمومی ریکارڈز VRS
• VRS اشاعتیں
• رکن، موخر رکن، ریٹائرڈ، فائدہ اٹھانے والا، اور زندہ بچ جانے والے ریکارڈز
• سرمایہ کاری کے ریکارڈ
• سوشل سیکیورٹی ایڈمنسٹریشن سیکشن 218 معاہدوں
• VRS-شرکت کرنے والے آجر کے ریکارڈ
• آزاد Virginia پبلک ریٹائرمنٹ سسٹم کے ساتھ پورٹیبلٹی معاہدے
• خریداری کے ریکارڈ
• ایکچوریل ویلیوایشنز
• بورڈ آف ٹرسٹیز اور کمیٹی کے ریکارڈز، بشمول میٹنگ کا مواد
• Virginia رضاکار فائر فائٹرز اینڈ ریسکیو اسکواڈ ورکرز سروس ایوارڈ پروگرام (VOLSAP) کے ریکارڈ
• لائن آف ڈیوٹی ایکٹ (LODA) دعوے کے ریکارڈ (نوٹ کریں کہ LODA ہیلتھ بینیفٹ پلان کے ریکارڈ کو محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کے ذریعہ برقرار رکھا جاتا ہے)
• VRS عملے کے ریکارڈز

کوڈ آف ورجینیا کسی بھی عوامی ادارے کو اجازت دیتا ہے کہ وہ کچھ ریکارڈز کو عوامی انکشاف سے روک سکے۔ VRS عام طور پر درج ذیل استثنیات کے تحت ریکارڈز روکتا ہے:

• پرسنل ریکارڈز (§ 2.2-3705.1 (1) Virginia کے کوڈ)، جس میں VRS کے ارکان کے ریٹائرمنٹ ریکارڈز بھی شامل ہیں (FOIA کونسل اوپینین AO-01-02)
  • VRS کسی رکن یا ریٹائرڈ فرد کے اپنے ریکارڈز انہیں جاری کرے گا
  • VRS عام طور پر کسی قابل شناخت فرد کے پرسنل ریکارڈز کسی اور کو جاری نہیں کرتے سوائے اس کے کہ ریکارڈ کے موضوع کو دیا جائے
• اٹارنی کلائنٹ کے استحقاق کے تابع ریکارڈز (§ 2.2-3705.1 (2)) یا اٹارنی ورک پروڈکٹ (§ 2.2-3705.1 (3))
• وینڈر ملکیتی معلومات (§ 2.2-3705.1 (6))
• معاہدہ دینے سے پہلے ، معاہدے کی بات چیت اور ایوارڈ سے متعلق ریکارڈز (§ 2.2-3705.1 (12))
• کسی ادارے میں سیکیورٹی یا دیگر ملکیت کے مفاد کے حصول ، انعقاد یا تصرف سے متعلق ریکارڈز ، جہاں اس طرح کی سیکیورٹی یا ملکیت کی دلچسپی کا کاروبار سرکاری طور پر منظم سیکیورٹیز ایکسچینج پر نہیں کیا جاتا ہے (§ 2.2-3705.7 (12))
• مخصوص سرمایہ کاری کی حکمت عملیوں کے تعاقب، سرمایہ کاری مینیجرز کے انتخاب یا برطرفی، اور تجارتی راز سے متعلق VRS کے ریکارڈز (§ 2.2-3705.7 (24))

FOIA کونسل کے پاس ایک عوامی تبصرہ فارم ہے جسے آپ VRSسے ملنے والی مدد کے معیار پر رائے دے سکتے ہیں۔

ایف او آئی اے کونسل عوامی تبصرہ فارم

آپ VRS ویب سائٹ کے رابطہ صفحے پر دستیاب معلومات کے ذریعے VRS کو بھی فیڈبیک بھیج سکتے ہیں۔

VRS کو جاری کیے گئے قانونی دستاویزات (بشمول مقدمے، گارنشمنٹ، سبپوینا ڈیوس ٹیکم، گواہوں کے پیشی وغیرہ) کو ذاتی طور پر ایک پروسیس سرور یا قانون نافذ کرنے والے ایجنٹ کے ذریعہ 1200 ایسٹ مین اسٹریٹ، Richmond، VA 23219 پر واقع VRSکے دفاتر میں پیش کیا جانا چاہیے۔

جب VRS کو فیکس یا ای میل کے ذریعے سمن وصول کیا جائے گا، تو VRS جوابدہ ریکارڈز مرتب کرنا شروع کرے گا؛ تاہم، قانونی سروس آف پراسیس موصول ہونے پر ریکارڈز جاری کیے جائیں گے۔