जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम

• आपको सार्वजनिक रिकॉर्ड, या दोनों की प्रतियों का निरीक्षण करने या प्राप्त करने का अनुरोध करने का अधिकार है।
• आपको यह अनुरोध करने का अधिकार है कि अनुरोधित रिकॉर्ड के लिए किसी भी शुल्क का अनुमान पहले से लगाया जाए। FOIA के लिए ज़रूरी है कि शुल्क लगने पर VRS आपको पहले से सूचित करे और पूछें कि क्या आपको रिकॉर्ड खोजने और दिखाने से पहले कोई अनुमान चाहिए, चाहे अपेक्षित लागत कुछ भी हो।
• अगर आपको लगता है कि आपके FOIA अधिकारों का उल्लंघन हुआ है, तो आप FOIA का अनुपालन करने के लिए मजबूर करने के लिए डिस्ट्रिक्ट या सर्किट कोर्ट में याचिका दायर कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप गैर-बाध्यकारी सलाहकारों से सलाह लेने के लिए FOIA काउंसिल से संपर्क कर सकते हैं।

• आप अमेरिकी मेल, फैक्स, ईमेल, व्यक्तिगत रूप से या फोन पर रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकते हैं। FOIA के लिए यह ज़रूरी नहीं है कि आपका अनुरोध लिखित रूप में हो, न ही आपको ख़ास तौर पर यह बताने की ज़रूरत है कि आप FOIA के तहत रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं।
  • व्यावहारिक दृष्टिकोण से, यह आपके और आपके अनुरोध को प्राप्त करने वाले व्यक्ति दोनों के लिए आपका अनुरोध लिखित रूप में रखने में सहायक हो सकता है। यह आपको अपने अनुरोध का रिकॉर्ड बनाने की अनुमति देता है। यह Virginia Retirement System (VRS) को उन रिकॉर्डों का एक स्पष्ट विवरण भी देता है जिनका आप अनुरोध कर रहे हैं और मौखिक अनुरोध के संबंध में संभावित गलतफहमी से बचने में मदद करता है। हालाँकि, VRS आपके FOIA अनुरोध को लिखित रूप में नहीं देने पर उसका जवाब देने से मना नहीं कर सकता।
• आपके अनुरोध को उन रिकॉर्डों की पहचान करनी चाहिए जिनकी आप "उचित विशिष्टता" के साथ मांग रहे हैं। यह एक सामान्य ज्ञान मानक है। यह आपके द्वारा अनुरोध किए जा रहे रिकॉर्ड की मात्रा या संख्या को संदर्भित या सीमित नहीं करता है; इसके बजाय, इसके लिए आवश्यक है कि आप पर्याप्त रूप से विशिष्ट हों ताकि VRS उन रिकॉर्ड्स की पहचान कर सकें और उनका पता लगा सकें जिन्हें आप खोज रहे हैं।
• आपके अनुरोध को मौजूदा रिकॉर्ड या दस्तावेज़ों के लिए पूछना चाहिए। FOIA आपको रिकॉर्ड देखने या कॉपी करने का अधिकार देता है; यह ऐसी स्थिति पर लागू नहीं होता है जहाँ आप VRS के काम के बारे में सामान्य सवाल पूछ रहे हैं, और न ही ऐसा रिकॉर्ड बनाने के लिए VRS की ज़रूरत होती है जो मौजूद नहीं है।
• आप व्यवसाय के नियमित पाठ्यक्रम में VRS द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्राप्त करना चुन सकते हैं।
  • उदाहरण के लिए, यदि आप किसी Excel डेटाबेस में बनाए गए रिकॉर्ड्स का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप उन रिकॉर्ड्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से, ईमेल के माध्यम से या फ़्लैश/थंब ड्राइव पर प्राप्त करने के लिए, या उन रिकॉर्ड्स की मुद्रित प्रतिलिपि प्राप्त करने के लिए चुन सकते हैं.
• यदि आपके अनुरोध के बारे में हमारे कोई प्रश्न हैं, तो कृपया आपके द्वारा खोजे जा रहे रिकॉर्ड के प्रकार को स्पष्ट करने के लिए कर्मचारियों के प्रयासों में सहयोग करें, या किसी बड़े अनुरोध के जवाब के बारे में उचित समझौते पर पहुंचने का प्रयास करें। FOIA का अनुरोध करना कोई प्रतिकूल प्रक्रिया नहीं है, लेकिन VRS को आपके साथ आपके अनुरोध पर चर्चा करनी पड़ सकती है, ताकि हम समझ सकें कि आपको कौन से रिकॉर्ड चाहिए।

अगर डाक या फ़ैक्स के ज़रिए FOIA अनुरोध भेजा जा रहा है, तो साफ़ तौर पर इसे FOIA अनुरोध के तौर पर संबोधित करना मददगार होगा। कृपया ध्यान रखें कि VRS प्रसंस्करण प्रक्रियाओं के कारण मेल या फैक्स अनुरोध प्राप्त करने में देरी होगी।

इसके अलावा, FOIA के बारे में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए सूचना की स्वतंत्रता सलाहकार परिषद उपलब्ध है। परिषद से foiacouncil@dls.virginia.govपर ई-मेल द्वारा या 804-225-3056 या 1-866-448-4100पर फोन द्वारा संपर्क किया जा सकता है।

VRS आपके अनुरोध को प्राप्त करने के पांच कार्य दिवसों के भीतर उसका जवाब देना होगा। "पहला दिन" आपका अनुरोध प्राप्त होने के अगले दिन माना जाता है। पांच दिन की अवधि में सप्ताहांत या छुट्टियां शामिल नहीं हैं।

VRS से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए आपके अनुरोध के पीछे का कारण अप्रासंगिक है, और आपको यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि हम आपके अनुरोध का जवाब देने से पहले रिकॉर्ड क्यों चाहते हैं। हालाँकि, FOIA आपको यह करने की अनुमति देता है कि VRS आपको अपना नाम और कानूनी पता देने के लिए कहा जाए।

FOIA के लिए ज़रूरी है कि VRS पांच दिन की समयावधि में आपके अनुरोध पर निम्नलिखित में से कोई एक प्रतिक्रिया दे:

• हम आपको वे रिकॉर्ड प्रदान करते हैं जिनका आपने पूरी तरह से अनुरोध किया है
• हम आपके द्वारा अनुरोधित सभी रिकॉर्ड को रोक देते हैं, क्योंकि सभी रिकॉर्ड एक विशिष्ट वैधानिक छूट के अधीन हैं। यदि सभी रिकॉर्ड रोके जा रहे हैं, तो हमें आपको लिखित रूप में प्रतिक्रिया भेजनी होगी। उस लेखन से रिकॉर्ड के वॉल्यूम और विषय वस्तु की पहचान करनी चाहिए, और Virginia कोड का खास सेक्शन बताना चाहिए, जिससे हम रिकॉर्ड वापस ले सकते हैं
• हम आपके द्वारा अनुरोधित कुछ रिकॉर्ड प्रदान करते हैं, लेकिन अन्य रिकॉर्ड को रोकते हैं। हम पूरे रिकॉर्ड को रोक नहीं सकते हैं यदि इसका केवल एक हिस्सा छूट के अधीन है। उस उदाहरण में, हम रिकॉर्ड के उस हिस्से को संशोधित कर सकते हैं जिसे रोका जा सकता है, और आपको शेष रिकॉर्ड प्रदान करना होगा। हमें आपको Virginia कोड के खास सेक्शन के बारे में एक लिखित जवाब देना होगा, जिससे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के कुछ हिस्सों को वापस रखा जा सकता है
• हम आपको लिखित रूप में सूचित करते हैं कि अनुरोधित रिकॉर्ड नहीं मिल सकते हैं या मौजूद नहीं हैं (हमारे पास आपके इच्छित रिकॉर्ड नहीं हैं)। हालाँकि, यदि हम जानते हैं कि किसी अन्य सार्वजनिक निकाय के पास अनुरोधित रिकॉर्ड हैं, तो हमें आपको अपनी प्रतिक्रिया में अन्य सार्वजनिक निकाय के लिए संपर्क जानकारी शामिल करनी चाहिए
• यदि VRS के लिए पांच-कार्य-दिवस की अवधि के भीतर आपके अनुरोध का जवाब देना व्यावहारिक रूप से असंभव है, तो हमें इसे लिखित रूप में बताना चाहिए, उन शर्तों की व्याख्या करना चाहिए जो प्रतिक्रिया को असंभव बनाती हैं। यह हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए सात अतिरिक्त कार्य दिवसों की अनुमति देगा, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए कुल 12 कार्य दिवस मिलेंगे

यदि आप बहुत बड़ी संख्या में रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते हैं, और हमें लगता है कि हम अपनी अन्य संगठनात्मक जिम्मेदारियों को बाधित किए बिना 12 कार्य दिवसों के भीतर आपको रिकॉर्ड प्रदान नहीं कर सकते हैं, तो हम आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए अदालत में याचिका दायर कर सकते हैं। हालांकि, इससे पहले कि हम और समय माँगें, FOIA के लिए आवश्यक है कि VRS रिकॉर्ड बनाने के संबंध में आपके साथ एक अनुबंध पर पहुँचने का उचित प्रयास करे।

• एक सार्वजनिक निकाय अनुरोधित रिकॉर्ड तक पहुंचने, डुप्लिकेट करने, आपूर्ति करने या खोजने में होने वाली अपनी वास्तविक लागत से अधिक नहीं होने के लिए उचित शुल्क लगा सकता है और अनुरोधित रिकॉर्ड को न्यूनतम संभव लागत पर आपूर्ति करने के लिए सभी उचित प्रयास करेगा। कोई भी सार्वजनिक निकाय रिकॉर्ड बनाने या बनाए रखने या सार्वजनिक निकाय के सामान्य व्यवसाय को लेन-देन करने से जुड़ी सामान्य लागतों की भरपाई करने के लिए कोई बाहरी, मध्यस्थ, या अधिशेष शुल्क या व्यय नहीं लगाएगा। किसी सार्वजनिक निकाय द्वारा लिया गया कोई भी डुप्लिकेट शुल्क दोहराव की वास्तविक लागत से अधिक नहीं होगा। रिकॉर्ड बनाने की वास्तविक लागत में अनुरोधित रिकॉर्ड की खोज में खर्च किए गए कर्मचारियों का समय, कॉपी लागत, रिकॉर्ड से छूट दी गई जानकारी को संशोधित करने में बिताया गया समय, या अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति से सीधे संबंधित कोई अन्य लागत शामिल होगी। इसमें सामान्य ओवरहेड लागत शामिल नहीं हो सकती है
• रिकॉर्ड की खोज करने से पहले, सार्वजनिक निकाय अनुरोधकर्ता को लिखित रूप में सूचित करेगा कि सार्वजनिक निकाय अनुरोधित रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लिकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाली वास्तविक लागत से अधिक न होने के लिए उचित शुल्क ले सकता है और अनुरोधकर्ता से पूछताछ कर सकता है कि क्या वे § 2 के उपखंड F में दिए गए अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए पहले से लागत अनुमान का अनुरोध करना चाहते हैं। Virginia कोड का2-3704
• अनुरोध किए जाने पर VRS लागत अनुमान प्रदान करेगा। जिस अवधि के भीतर VRS आपके अनुरोध का जवाब देना होगा, उसे लागत अनुमान की सूचना और अनुरोध के साथ आगे बढ़ने के लिए आपकी प्रतिक्रिया के बीच टोल (रोका) VRS जाएगा। अगर आप लागत का अनुमान भेजने के 30 दिनों के अंदर जवाब नहीं देते हैं, तो VRS को FOIA का अनुरोध वापस लेने पर विचार किया जाएगा
• यदि हमारा अनुमान है कि आपके अनुरोध का जवाब देने में $200 से अधिक का खर्च आएगा, तो हमें आपके अनुरोध के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको जमा राशि का भुगतान करने की आवश्यकता हो सकती है, अनुमान की राशि से अधिक नहीं। आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमें जिन पांच कार्य दिवसों में वे समय शामिल नहीं हैं जब हम जमा राशि मांगते हैं और जब आप जवाब देते हैं
• आप अनुरोध कर सकते हैं कि हम आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए शुल्क का अग्रिम अनुमान लगा लें। यह आपको किसी भी लागत के बारे में पहले से जानने की अनुमति देगा, या आपको अनुमानित लागत को कम करने के प्रयास में अपने अनुरोध को संशोधित करने का अवसर देगा। आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमें जिन पांच दिनों का समय है, उनमें वह समय शामिल नहीं है जब हम आपको अनुमान भेजते हैं और जब आप जवाब देते हैं। यदि आप 30 दिनों के भीतर जवाब नहीं देते हैं, तो आपका अनुरोध वापस ले लिया गया माना जाएगा
• FOIA अनुरोध के लिए VRS को पहले से भुगतान किए गए किसी भी डिपॉजिट या शुल्क को अनुरोधित रिकॉर्ड सप्लाई करने की अंतिम वास्तविक लागत के रूप में क्रेडिट किया जाएगा
• VRS किसी भी भुगतान के लिए क्रेडिट कार्ड स्वीकार नहीं करता है। VRS किसी भी FOIA लागत के भुगतान के लिए चेक स्वीकार करेंगे
• अगर आपको पिछले FOIA अनुरोध के VRS पैसे देने हैं, जिसका भुगतान 30 दिनों से अधिक समय से नहीं किया गया है, तो VRS को आपके नए FOIA अनुरोध का जवाब देने से पहले आपको पिछले देय बिल का भुगतान करना पड़ सकता है

यह VRSकी नीति है कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड बनाने के लिए VRS FOIA अधिकारी द्वारा खर्च किए गए समय के पहले घंटे के लिए अनुरोधकर्ताओं से शुल्क नहीं लिया जाए। VRS अन्य VRS स्टाफ़ द्वारा बिताए गए हर समय और VRS FOIA ऑफ़िसर द्वारा एक घंटे से अधिक समय बिताने के लिए शुल्क लेता है। VRS FOIA अनुरोध के लिए रिकॉर्ड बनाने में शामिल स्टाफ़ अनुरोध पर लगने वाले समय की शुरुआत और आखिर को ट्रैक करते हैं और साथ ही उस दौरान किए जा रहे सामान्य तरह के काम को ट्रैक करते हैं।

VRS FOIA अनुरोधों के अनुसार रिकॉर्ड बनाने में शामिल प्रत्येक VRS कर्मचारी के प्रति घंटा वेतन, प्रति घंटा वेतन, या प्रति घंटा ठेकेदार की दर का उपयोग करता है, जैसा कि VRS मानव संसाधन विभाग द्वारा FOIA इनवॉइस बनाए जाने के दिन बताया जाता है।

VRS विभिन्न प्रकार के सार्वजनिक रिकॉर्ड रखता है, जिनमें शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं:

• सेवानिवृत्ति लाभों और अन्य रोजगार के बाद के लाभों के VRSप्रशासन से संबंधित नीतियां और प्रक्रियाएं
• VRSके प्रशासन से संबंधित सामान्य रिकॉर्ड
• VRS प्रकाशन
• सदस्य, आस्थगित सदस्य, सेवानिवृत्त, लाभार्थी और उत्तरजीवी रिकॉर्ड
• निवेश रिकॉर्ड
• सामाजिक सुरक्षा प्रशासन अनुभाग 218 समझौते
• VRS-भाग लेने वाले नियोक्ता रिकॉर्ड
• Virginia के स्वतंत्र पब्लिक रिटायरमेंट सिस्टम के साथ पोर्टेबिलिटी अनुबंध
• खरीद रिकॉर्ड
• बीमांकिक मूल्यांकन
• न्यासी बोर्ड और समिति के रिकॉर्ड, बैठक सामग्री सहित
• Virginia वालंटियर फ़ायरफ़ाइटर्स और रेस्क्यू स्क्वाड वर्कर्स सर्विस अवार्ड प्रोग्राम (VOLSAP) रिकॉर्ड्स
• लाइन ऑफ ड्यूटी एक्ट (LODA) दावा रिकॉर्ड (ध्यान दें कि LODA स्वास्थ्य लाभ योजना रिकॉर्ड मानव संसाधन प्रबंधन विभाग द्वारा बनाए रखा जाता है)
• VRS कार्मिक रिकॉर्ड

Virginia कोड की मदद से कोई भी सार्वजनिक निकाय, सार्वजनिक जानकारी से जुड़े कुछ रिकॉर्ड वापस ले सकता है। VRS आमतौर पर निम्नलिखित छूटों के अधीन रिकॉर्ड रोकता है:

• कार्मिक रिकॉर्ड (§ 2.2-3705.1 (1) ऑफ द Virginia कोड), जिसमें VRS के सदस्यों के रिटायरमेंट रिकॉर्ड शामिल हैं (FOIA काउंसिल ओपिनियन AO-01-02)
  • VRS किसी सदस्य या सेवानिवृत्त व्यक्ति के स्वयं के रिकॉर्ड उन्हें जारी करेगा
  • VRS आम तौर पर रिकॉर्ड के विषय के अलावा किसी अन्य व्यक्ति के पहचान योग्य व्यक्ति के कार्मिक रिकॉर्ड जारी नहीं करेंगे
• अटॉर्नी-क्लाइंट विशेषाधिकार के अधीन रिकॉर्ड (§ 2.2-3705.1 (2)) या वकील कार्य उत्पाद (§ 2.2-3705.1 (3))
• विक्रेता मालिकाना जानकारी (§ 2.2-3705.1 (6))
• अनुबंध प्रदान किए जाने से पहले एक अनुबंध की बातचीत और पुरस्कार से संबंधित रिकॉर्ड (§ 2.2-3705.1 (12))
• किसी इकाई में किसी प्रतिभूति या अन्य स्वामित्व हित के अधिग्रहण, धारण या निपटान से संबंधित रिकॉर्ड, जहां इस तरह के सुरक्षा या स्वामित्व हित का सरकारी रूप से विनियमित प्रतिभूति विनिमय पर कारोबार नहीं किया जाता है (§ 2.2-37057 (12))
• विशेष निवेश रणनीतियों के अनुसरण, या निवेश प्रबंधकों के चयन या समाप्ति, और व्यापार रहस्यों से संबंधित VRS के रिकॉर्ड (§ 2.2-3705.7 (24))

FOIA काउंसिल के पास एक सार्वजनिक टिप्पणी फ़ॉर्म है जिसे आप VRS से मिली सहायता की गुणवत्ता के बारे में फ़ीडबैक के साथ सबमिट कर सकते हैं।

FOIA काउंसिल की सार्वजनिक टिप्पणी फ़ॉर्म

आप VRS वेबसाइट के संपर्क पृष्ठ पर उपलब्ध जानकारी का उपयोग करके VRS को फीडबैक भी भेज सकते हैं।

VRS को जारी किए गए कानूनी दस्तावेज़ (जिनमें मुकदमे, गार्निशमेंट, सबपोना ड्यूस टेकम, विटनेस सबपोना आदि शामिल हैं) को 1200 ईस्ट मेन स्ट्रीट, Richmond, VA 23219 में स्थित VRSके कार्यालयों में प्रोसेस सर्वर या कानून प्रवर्तन एजेंट द्वारा व्यक्तिगत रूप से पेश किए जाने चाहिए।

जब VRS फैक्स या ईमेल द्वारा एक सम्मन ड्यूस टेकम प्राप्त करता है, तो VRS उत्तरदायी रिकॉर्ड संकलित करना शुरू कर देंगे; हालांकि, प्रक्रिया की वैध सेवा प्राप्त होने पर रिकॉर्ड जारी किए जाएंगे।