資訊自由法

• 您有權要求檢視或取得公共記錄的副本，或兩者皆有。
• 您有權要求預先估算所要求記錄的任何費用。FOIA 要求 VRS 提前通知您是否預期收費，並在搜索和製作記錄之前詢問您是否需要估計值，無論預期成本為何。
• 如果您認為您的 FOIA 權利已被侵犯，您可以向地區或地區法院提交申請，以強制遵守 FOIA。或者，您可以聯繫 FOIA 理事會獲取非具約束力的諮詢意見。

• 您可以透過美國郵件、傳真、電子郵件、親自或電話索取記錄。FOIA 不要求您的請求以書面形式提供，也不需要明確說明您正在根據 FOIA 要求記錄。
  • 從實際的角度來看，以書面形式提出請求可能對您和接受您請求的人都有幫助。這樣您就可以為您的請求建立記錄。這也讓Virginia Retirement System (VRS) 清楚瞭解您所要求的記錄，並有助於避免口頭請求可能造成的誤解。但是，如果您沒有以書面形式發表，VRS 不能拒絕回應您的 FOIA 請求。
• 您的請求必須以"合理的具體性指出您所尋求的記錄。"這是一個常識性的標準。這並未提及或限制您所要求的記錄數量；相反，它要求您提供足夠具體的資訊，以便VRS 能夠識別和找到您所要求的記錄。
• 您的請求必須要求現有的記錄或文件。FOIA 授予您檢查或複製記錄的權利；這不適用於您提出關於 VRS 的工作的一般問題的情況，也不要求 VRS 創建不存在的記錄。
• 您可以選擇接收VRS 在正常業務過程中使用的任何格式的電子記錄。
  • 例如，如果您索取 Excel 資料庫中的記錄，您可以選擇透過電子郵件或快閃記憶體/拇指驅動器接收這些記錄的電子版，或接收這些記錄的印刷版。
• 如果我們對您的請求有疑問，請配合工作人員的工作，以澄清您所要求的記錄類型，或嘗試就大量請求的回應達成合理的協議。提出 FOIA 請求並不是對手的過程，但 VRS 可能需要與您討論您的請求，以確保我們了解您正在尋找的記錄。

如果通過郵件或傳真發送 FOIA 請求，將其清楚地形成 FOIA 請求將其解決為會很有幫助。請注意，由於VRS 處理程序的關係，收到郵件或傳真請求的時間會有所延遲。

此外，信息自由諮詢委員會也可以回答您對 FOIA 的任何問題。可透過電子郵件foiacouncil@dls.virginia.gov ，或電話804-225-3056 或1-866-448-4100 與理事會聯絡。

VRS 必須在收到您的請求後的五個工作天內作出回應。"第一天" 被視為收到您申請的第二天。五天期間不包括週末或假日。

您向VRS 索取公共記錄的背後原因與此無關，在我們回應您的請求之前，您無需說明索取記錄的原因。然而，FOIA 允許 VRS 要求您提供您的姓名和法定地址。

FOIA 要求 VRS 在五天的時間內對您的請求做出以下其中一個回應：

• 我們提供您所要求的完整記錄
• 我們不提供您要求的所有記錄，因為所有記錄都受到特定法定豁免的限制。如果所有記錄都被扣留，我們必須向您發出書面回覆。該筆書必須確定被隱藏記錄的數量和主題，並註明Virginia法律中允許我們隱藏記錄的特定部分
• 我們提供您要求的部分記錄，但隱藏其他記錄。如果只有部分記錄符合豁免條件，我們就不能保留整份記錄。在此情況下，我們可能會刪除可能保留的記錄部分，並必須向您提供記錄的其餘部分。我們必須向您提供書面回應，說明Virginia法律中允許隱藏部分要求記錄的特定部分
• 我們以書面通知您，無法找到或不存在所要求的記錄（我們沒有您想要的記錄）。但是，如果我們知道其他公共機構擁有所要求的記錄，我們必須在給您的回覆中包含其他公共機構的聯絡資訊
• 如果VRS 實際上無法在五個工作天期限內回應您的請求，我們必須以書面方式說明，並解釋無法回應的情況。這將允許我們多出 7 個工作天來回應您的請求，讓我們有總共12 個工作天來回應您的請求。

如果您要求提供非常大量的記錄，而我們認為無法在12 工作日內向您提供記錄而又不影響我們其他的組織職責，我們可能會向法院請求額外的時間來回應您的要求。但是，FOIA 要求 VRS 在我們向法院要求更多時間之前，在我們向法院要求提供更多時間之前，在我們要求您的紀錄製作方面採取合理的努力與您達成協議。

• 公共機構可收取合理費用，但不得超過其查閱、複製、提供或搜尋所要求記錄的實際成本，並應盡一切合理努力以最低成本提供所要求的記錄。公共機構不得徵收任何外來、中介或剩餘的費用或開支，以收回與建立或維護記錄或處理公共機構一般業務相關的一般成本。公共機構收取的任何複印費用不得超過複印的實際成本。製作記錄的實際費用將包括員工搜尋所需記錄的時間、複製費用、刪除記錄中豁免資訊的時間，或與提供所需記錄直接相關的任何其他費用。不能包括一般間接費用
• 公共機構在進行查詢紀錄之前，須以書面通知要求人，該公共機構可作出合理的費用，不超過其查閱、複製、提供或搜索要求記錄所產生的實際費用，並向要求人查詢他們是否希望在提供 2 § F 款所載的要求記錄之前要求估算成本。Virginia代碼的 2-3704
• VRS 如有要求，應提供成本估算。VRS 必須對您的請求做出回應的期限，應在成本估算通知與您要求VRS 繼續處理請求的回應之間延長（暫停）。如果您在發送成本估算後的 30 天內沒有回复，VRS 將考慮已撤回 FOIA 請求
• 如果我們估計回應您的請求所需費用超過200 美元，我們可能會要求您在繼續處理您的請求前支付不超過估計金額的押金。我們對您的請求作出回應的五個工作日不包括我們要求存款與您作出回應之間的時間。
• 您可以要求我們預先估計提供您所要求之記錄的費用。這可讓您預先知道任何費用，或讓您有機會修改您的請求以嘗試降低估計費用。我們對您的請求作出回應的五天時間不包括我們向您發送估價單與您作出回應之間的時間。如果您未在30 天內回應，則您的請求將被視為已被撤回。
• 針對 FOIA 請求提前支付給 VRS 的任何存款或費用，都將計入提供請求記錄的最終實際成本中
• VRS 不接受信用卡付款。VRS 將接受支票以支付任何 FOIA 費用
• 如果您從先前的 FOIA 請求欠了 30 天以上的 FOIA 請求欠款，VRS 可能會要求支付過期賬單，然後才能回應您的新 FOIA 請求 VRS

通常是 VRS '政策，不會向申請人收取 VRS FOIA 官員為製作請求記錄所需的時間的第一個小時收費。VRS 會收取其他 VRS 工作人員所花費的所有時間，以及 VRS FOIA 官員花費超過一小時的任何時間。VRS 參與 FOIA 請求製作記錄的工作人員會跟踪用於請求所花費的時間的開始和結束，以及在該時間內完成的一般工作類型。

VRS 使用每位參與製作響應 FOIA 請求的記錄的 VRS 員工的小時薪、小時工資率或小時承包商率，如創建 FOIA 發票當天的 VRS 人力資源部門報告。

VRS 維護各種公共記錄，包括但不限於：

• 與VRS' 退休福利和其他離職後福利的管理相關的政策和程序
• 與行政管理相關的一般記錄VRS
• VRS 出版物
• 會員、遞延會員、退休人員、受益人及遺屬記錄
• 投資記錄
• 社會保障局218 協議
• VRS-參與雇主記錄
• 與 Virginia 獨立公共退休系統的可攜性協議
• 採購記錄
• 精算估值
• 董事會和委員會記錄，包括會議資料
• Virginia志願消防員和救援小隊工人服務獎勵計劃（VOLSAP）記錄
• 因工死亡法案 (LODA) 索賠記錄（請注意，LODA 健康福利計劃記錄由人力資源管理部保管）
• VRS 人事檔案

Virginia法令允許任何公共機構拒絕公開披露某些記錄。VRS 通常在下列豁免情況下不公開記錄：

• 人事記錄（§2.2-3705.1弗吉尼亞法律的（1）），包括 VRS 成員的退休記錄（FOIA 理事會意見 AO-01-02）
  • VRS 將向他們提供會員或退休人員自己的記錄
  • VRS 一般不會將可識別個人的人事記錄透露給記錄對象以外的任何人
• 受律師與當事人特權保護的記錄（§2.2-3705.1(2)) 或律師工作成果 (§2.2-3705.1(3))
• 供應商專屬資訊（§2.2-3705.1(6))
• 在授予合同之前，與合同談判和授予有關的記錄（§2.2-3705.1(12))
• 與取得、持有或處置某一實體的證券或其他所有權權益有關的記錄，而該證券或所有權權益並非在政府監管的證券交易所交易（§2.2-3705.7(12))
• VRS 有關追求特定投資策略，或選擇或終止投資經理的記錄，以及商業機密（§2.2-3705.7(24))

FOIA 理事會有一個公開評論表，您可以提交該表格，並提交有關您從 VRS 獲得的幫助質量的反饋。

FOIA 理事會公眾意見表格

您也可以使用VRS 網站「聯絡」頁面提供的資訊，將反饋意見傳送至VRS 。

向 VRS 發出的法律文件（包括訴訟、裁判、傳票、證人傳票等），必須由程序服務員或執法人親自在位於弗吉尼亞州 Richmond 1200 東大街 23219 辦事處 VRS '辦事處遞交。

當VRS 收到傳真或電子郵件傳票時，VRS 將開始編輯回應記錄；但記錄將在收到合法送達的訴訟程序後發佈。