정보공개법(FOIA)

• 회원님에게는 공공 기록의 열람 또는 사본 수령을 요청하거나 둘 다 요청할 권리가 있습니다.
• 귀하는 요청된 기록에 대한 요금의 견적을 미리 요청할 권리가 있습니다. FOIA에서는 비용이 예상되는 경우 VRS 에 미리 알리고 예상 비용에 관계없이 기록을 검색하고 생산하기 전에 견적을 원하는지 물어보도록 규정하고 있습니다.
• FOIA 권리를 침해당했다고 생각되면 지방법원 또는 순회 법원에 FOIA 준수를 강제하기 위한 청원서를 제출할 수 있습니다. 또는 FOIA 위원회에 연락하여 구속력이 없는 자문 의견을 요청할 수도 있습니다.

• 미국 우편, 팩스, 이메일, 직접 방문 또는 전화로 기록을 요청할 수 있습니다. FOIA는 서면으로 요청할 것을 요구하지 않으며, FOIA에 따라 기록을 요청한다는 사실을 구체적으로 명시할 필요도 없습니다.
  • 실무적인 관점에서 볼 때 요청을 서면으로 작성하는 것이 귀하와 요청을 받는 사람 모두에게 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 요청에 대한 기록을 만들 수 있습니다. 또한 Virginia Retirement System (VRS)에 요청하는 기록에 대한 명확한 설명을 제공하여 구두 요청에 대한 잠재적인 오해를 방지하는 데 도움이 됩니다. 그러나 VRS 은 서면으로 제출하지 않는 경우 FOIA 요청에 대한 응답을 거부할 수 없습니다.
• 요청은 찾고자 하는 기록을 "합리적으로 구체적으로 명시해야 합니다." 이는 상식적인 기준입니다. 요청하는 기록의 양이나 개수를 언급하거나 제한하지 않으며, 대신 VRS 에서 찾고자 하는 기록을 식별하고 찾을 수 있도록 충분히 구체적으로 설명해야 합니다.
• 요청은 반드시 기존 기록 또는 문서를 요청해야 합니다. FOIA는 기록을 열람하거나 복사할 수 있는 권리를 부여하며, VRS 의 업무에 대해 일반적인 질문을 하는 상황에는 적용되지 않으며, 존재하지 않는 기록을 만들기 위해 VRS 을 요구하지도 않습니다.
• 귀하는 일반적인 업무 과정에서 VRS 에서 사용하는 모든 형식의 전자 기록을 수신하도록 선택할 수 있습니다.
  • 예를 들어 Excel 데이터베이스에 보관된 기록을 요청하는 경우 이메일이나 플래시/썸 드라이브를 통해 전자적으로 기록을 받거나 해당 기록의 인쇄본을 받도록 선택할 수 있습니다.
• 요청에 대해 궁금한 점이 있는 경우, 요청하는 기록의 유형을 명확히 하거나 대규모 요청에 대한 응답에 대해 합리적인 합의에 도달하기 위한 직원의 노력에 협조해 주시기 바랍니다. FOIA 요청은 적대적인 절차는 아니지만, VRS 에서 귀하가 찾고 있는 기록이 무엇인지 파악하기 위해 귀하의 요청에 대해 논의해야 할 수도 있습니다.

우편이나 팩스로 FOIA 요청을 보내는 경우에는 FOIA 요청으로 명확하게 처리하는 것이 도움이 됩니다. VRS 처리 절차로 인해 우편 또는 팩스 요청의 접수가 지연될 수 있다는 점에 유의하시기 바랍니다.

또한 정보 자유 자문위원회에서 FOIA에 관한 질문에 답변해 드립니다. 위원회는 이메일( foiacouncil@dls.virginia.gov) 또는 전화( 804-225-3056 또는 1-866-448-4100)로 문의할 수 있습니다.

VRS 는 요청을 받은 날로부터 영업일 기준 5일 이내에 응답해야 합니다. "첫 번째 날" 은 요청이 접수된 다음 날로 간주합니다. 5일의 기간에는 주말이나 공휴일이 포함되지 않습니다.

VRS 에서 공개 기록을 요청하는 이유는 무관하며, 요청에 응답하기 전에 기록을 원하는 이유를 명시할 필요는 없습니다. 그러나 FOIA는 VRS 에서 귀하의 이름과 법적 주소 제공을 요구할 수 있습니다.

FOIA는 귀하의 요청에 대해 VRS 에서 5일 이내에 다음 중 하나의 답변을 보내야 합니다:

• 당사는 귀하가 요청한 기록 전체를 제공합니다.
• 당사는 귀하가 요청한 모든 기록이 특정 법적 면제의 적용을 받기 때문에 모든 기록을 보류합니다. 모든 기록이 보류되는 경우에는 반드시 서면으로 답변을 보내야 합니다. 해당 서면에는 보류되는 기록의 양과 주제가 명시되어야 하며, Virginia 법령에서 기록 보류를 허용하는 특정 조항이 명시되어야 합니다.
• 당사는 귀하가 요청한 기록 중 일부를 제공하지만 다른 기록은 보류합니다. 기록의 일부만 면제 대상인 경우 전체 기록을 보류할 수 없습니다. 이 경우 당사는 보류될 수 있는 기록의 일부를 삭제할 수 있으며, 나머지 기록은 사용자에게 제공해야 합니다. 당사는 요청된 기록의 일부를 보류할 수 있는 Virginia 법령의 특정 섹션을 명시한 서면 답변을 귀하에게 제공해야 합니다.
• 요청하신 기록을 찾을 수 없거나 존재하지 않음을 서면으로 알려드립니다(원하는 기록을 보유하고 있지 않음). 그러나 다른 공공 기관이 요청된 기록을 보유하고 있다는 사실을 알고 있는 경우, 당사는 귀하에게 보내는 답변에 다른 공공 기관의 연락처 정보를 포함해야 합니다.
• VRS 이 영업일 기준 5일 이내에 귀하의 요청에 응답하는 것이 현실적으로 불가능한 경우, 당사는 응답이 불가능한 조건을 설명하면서 이를 서면으로 명시해야 합니다. 이렇게 하면 귀하의 요청에 응답하는 데 영업일 기준 7일이 추가되어 총 12 영업일 내에 귀하의 요청에 응답할 수 있습니다.

사용자가 매우 많은 수의 기록을 요청했는데 다른 조직의 업무에 지장을 주지 않고 12 영업일 이내에 기록을 제공할 수 없다고 판단되는 경우, 당사는 법원에 사용자의 요청에 응답할 수 있는 추가 시간을 요청할 수 있습니다. 그러나 FOIA에 따르면 VRS 은 법정에 가서 추가 시간을 요청하기 전에 기록 생산과 관련하여 귀하와 합의를 도출하기 위해 합리적인 노력을 기울여야 합니다.

• 공공기관은 요청된 기록에 대한 접근, 복제, 제공 또는 검색에 발생하는 실제 비용을 초과하지 않는 범위 내에서 합리적인 비용을 청구할 수 있으며, 요청된 기록을 가능한 가장 낮은 비용으로 제공하기 위해 모든 합리적인 노력을 기울여야 합니다. 공공 기관은 기록을 생성 또는 유지하거나 공공 기관의 일반 업무를 처리하는 데 드는 일반적인 비용을 회수하기 위해 불필요한, 중개적인 또는 잉여 수수료나 비용을 부과해서는 안 됩니다. 공공 기관에서 부과하는 복제 수수료는 실제 복제 비용을 초과할 수 없습니다. 실제 기록 생산 비용에는 요청된 기록을 검색하는 데 소요되는 직원 시간, 복사 비용, 기록에서 면제 정보를 수정하는 데 소요되는 시간 또는 요청된 기록 제공과 직접 관련된 기타 비용과 같은 항목이 포함됩니다. 일반 간접비는 포함되지 않습니다.
• 기록 검색을 수행하기 전에 공공 기관은 요청된 기록에 대한 접근, 복제, 제공 또는 검색에 발생하는 실제 비용을 초과하지 않는 합리적인 비용을 청구할 수 있음을 요청자에게 서면으로 통지하고, 요청된 기록의 제공에 앞서 § 2 의 하위 섹션 F에 명시된 대로 비용 견적을 요청할 것인지 요청자에게 문의해야 합니다.2-3704 Virginia 법전
• VRS 요청이 있는 경우 비용 견적을 제공합니다. VRS 이 귀하의 요청에 응답해야 하는 기간은 비용 견적 통지와 VRS 이 요청을 진행하도록 요청하는 귀하의 응답 사이(일시 중지)로 합니다. 비용 견적서를 보낸 후 30 일 이내에 응답하지 않으면 VRS FOIA 요청이 철회된 것으로 간주합니다.
• 요청에 응답하는 데 $200 이상의 비용이 소요될 것으로 예상되는 경우, 요청을 진행하기 전에 예상 금액을 초과하지 않는 범위 내에서 보증금을 지불하도록 요구할 수 있습니다. 귀하의 요청에 응답해야 하는 영업일 기준 5일에는 당사가 입금을 요청하는 시점과 귀하가 응답하는 시점 사이의 시간은 포함되지 않습니다.
• 귀하는 요청하신 기록 제공에 대한 요금의 사전 견적을 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 비용을 미리 알 수 있고, 예상 비용을 낮추기 위해 요청을 수정할 수 있는 기회가 주어집니다. 회원님의 요청에 응답해야 하는 5일에는 견적서를 보낸 시점과 회원님이 응답하는 시점 사이의 시간은 포함되지 않습니다. 30 일 이내에 응답하지 않으면 요청이 철회된 것으로 간주됩니다.
• FOIA 요청을 위해 VRS 에 미리 지불한 보증금 또는 수수료는 요청된 기록의 최종 실제 제공 비용으로 사용됩니다.
• VRS 는 신용카드로 결제할 수 없습니다. VRS 는 FOIA 비용 지불을 위한 수표를 수락합니다.
• VRS 이전 FOIA 요청에 대해 30 일 이상 미납된 금액이 있는 경우, VRS 에서 새로운 FOIA 요청에 응답하기 전에 연체된 청구서를 지불해야 할 수 있습니다.

VRS' 정책은 일반적으로 요청된 기록을 생산하기 위해 VRS FOIA 담당자가 소요한 첫 1시간의 시간에 대해서는 요청자에게 비용을 청구하지 않습니다. VRS 다른 VRS 직원이 소비한 모든 시간과 VRS FOIA 담당자가 소비한 1시간을 초과하는 시간에 대해 비용을 청구합니다. VRS FOIA 요청을 위한 기록 작성에 관여하는 직원은 요청에 소요된 시간의 시작과 끝은 물론 해당 기간 동안 수행된 일반적인 작업 유형을 추적합니다.

VRS 는 FOIA 청구서가 작성된 날에 VRS 인사 부서에서 보고한 대로 FOIA 요청에 응답하는 기록을 생산하는 데 관여한 각 VRS 직원의 시간당 급여, 시간당 임금률 또는 시간당 계약자 비율을 사용합니다.

VRS 는 다음을 포함하되 이에 국한되지 않는 다양한 공공 기록을 관리합니다:

• VRS' 퇴직급여 및 기타 고용 후 혜택 관리와 관련된 정책 및 절차
• 관리와 관련된 일반 기록 VRS
• VRS 출판물
• 가입자, 연기 가입자, 퇴직자, 수혜자 및 유족 기록
• 투자 기록
• 사회 보장 관리 섹션 218 계약
• VRS-참여 고용주 기록
• 독립적인 Virginia 공공 퇴직 시스템과의 이동성 계약
• 조달 기록
• 보험수리적 평가
• 회의 자료를 포함한 이사회 및 위원회 기록
• Virginia 자원 봉사 소방관 및 구조대원 봉사상 프로그램(VOLSAP) 기록
• LODA(라인 오브 듀티 법) 청구 기록(LODA 건강 보험 혜택 플랜 기록은 인사 관리부에서 관리합니다.)
• VRS 인사 기록

Virginia 법령에 따라 모든 공공 기관은 특정 기록을 공개하지 않을 수 있습니다. VRS 는 일반적으로 다음과 같은 예외 사항에 따라 기록을 보류합니다:

• 인사 기록(§ 2.2-3705.1 ()의1 회원의 퇴직 기록을 포함하여 VRS (FOIA 위원회 의견 AO-01-)02
  • VRS 회원 또는 퇴직자의 기록을 공개합니다.
  • VRS 일반적으로 신원 확인이 가능한 개인의 인사 기록은 기록 대상 이외의 다른 사람에게 공개하지 않습니다.
• 변호사-고객 특권이 적용되는 기록(§ 2.2-3705.1 (2)) 또는 변호사 작업물(§ 2.2-3705.1 ) (3))
• 공급업체 독점 정보(§ 2.2-3705.1 (6))
• 계약 체결 전, 계약 협상 및 체결과 관련된 기록(§ 2.2-3705.1 ) (12))
• 해당 증권 또는 소유권이 정부 규제 증권 거래소에서 거래되지 않는 법인에 대한 증권 또는 기타 소유권의 취득, 보유 또는 처분과 관련된 기록(§ 2.2-3705.7 ) (12))
• 특정 투자 전략의 추구 또는 투자 매니저의 선정 또는 해지와 관련된 VRS 의 기록 및 영업 비밀(§ 2.2-3705.7 ) (24))

FOIA 위원회에는 VRS 에서 받은 지원의 품질에 대한 피드백과 함께 제출할 수 있는 공개 의견 양식이 있습니다.

FOIA 위원회 공개 의견 양식

VRS 웹사이트의 연락처 페이지에 있는 정보를 사용하여 VRS 으로 피드백을 보낼 수도 있습니다.

VRS 으로 발송되는 법적 문서(소송, 압류, 소환장, 증인 소환장 등 포함)는 프로세스 서버 또는 법 집행 대리인이 VRS' 사무실 주소 1200 East Main Street, Richmond, VA 23219 으로 직접 송달해야 합니다.

VRS 에서 팩스 또는 이메일로 소환장을 받으면 VRS 에서 응답 기록을 작성하기 시작하지만, 기록은 합법적인 절차 송달을 받으면 공개됩니다.