信息自由法

• 您有权要求查阅公共记录或获得其副本，或两者兼而有之。
• 您有权要求提前估算所申请记录的任何费用。FOIA 要求 VRS 提前通知您是否预计会收费，并在搜索和制作记录之前询问您是否需要估算值，无论预期成本如何。
• 如果您认为自己的FOIA权利受到侵犯，则可以向地区或巡回法院提交请愿书，以迫使遵守FOIA。或者，您可以联系 FOIA委员会以获取不具约束力的咨询意见。

• 您可以通过美国邮寄、传真、电子邮件、当面或电话索取记录。FOIA 不要求您的请求以书面形式提出，也不需要明确说明您正在根据 FOIA 请求记录。
  • 从实用的角度来看，以书面形式提出申请可能对你和接受申请的人都有帮助。这样您就可以创建申请记录。它还能让Virginia Retirement System (VRS) 清楚地了解您申请的记录，并有助于避免对口头申请可能产生的误解。但是，如果您不以书面形式提出，VRS 不能拒绝回应您的 FOIA 请求。
• "合理的具体内容。"这是一个常识性标准。它没有提及或限制您所申请的记录的数量；相反，它要求您提供足够具体的信息，以便VRS 可以识别和查找您所申请的记录。
• 您的申请必须要求提供现有记录或文件。FOIA 赋予你检查或复制记录的权利；它不适用于你询问有关 VRS 工作的一般性问题的情况，也不要求 VRS 创建不存在的记录。
• 您可以选择接收VRS 在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
  • 例如，如果您申请 Excel 数据库中的记录，您可以选择通过电子邮件或闪存盘/拇指驱动器接收电子版记录，或接收打印版记录。
• 如果我们对您的要求有疑问，请配合工作人员的工作，以澄清您所要求的记录类型，或尝试就大量要求的答复达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是对抗过程，但是 VRS 可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您在寻找哪些记录。

如果通过邮件或传真发送 FOIA 请求，最好将其明确作为 FOIA 请求来处理。请注意，由于VRS 的处理程序，收到邮件或传真申请的时间会有所延迟。

此外，信息自由咨询委员会可以回答您对FOIA的任何疑问。可通过电子邮件foiacouncil@dls.virginia.gov 或电话804-225-3056 或1-866-448-4100 与理事会联系。

VRS 必须在收到申请后五个工作日内做出答复。"第一天" 被视为收到申请的第二天。这五天不包括周末或节假日。

您向VRS 申请公共记录的原因与我们无关，在我们答复您的申请之前，您不必说明您为什么想要这些记录。但是，FOIA 确实允许 VRS 要求您提供姓名和法定地址。

FOIA 要求 VRS 在五天内对您的请求做出以下回应之一：

• 我们向您提供您所要求的全部记录
• 我们保留了您要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的限制。如果所有记录都被扣留，我们必须向您发出书面答复。该文件必须指明被扣留记录的数量和主题，并说明《Virginia法典》中允许我们扣留记录的具体部分
• 我们会提供您要求的部分记录，但会保留其他记录。如果只有部分记录属于豁免范围，我们不能扣留整个记录。在这种情况下，我们可以编辑可能不公开的记录部分，但必须向您提供记录的其余部分。我们必须向您提供书面答复，说明《Virginia法典》中允许隐瞒部分所要求记录的具体条款
• 我们书面通知您，所要求的记录无法找到或不存在（我们没有您想要的记录）。但是，如果我们知道另一个公共机构拥有所申请的记录，我们必须在给您的答复中包含该公共机构的联系信息
• 如果VRS 实际上不可能在五个工作日内回复您的请求，我们必须以书面形式说明这一点，并解释无法回复的原因。这将使我们有额外的 7 个工作日来回复您的请求，这样我们总共有12 个工作日来回复您的请求。

如果您要求提供大量记录，而我们认为无法在12 工作日内向您提供记录而又不影响我们的其他组织职责，我们可以向法院申请更多的时 间来回应您的要求。但是，在我们出庭要求更多时间之前，FOIA 要求 VRS 尽合理的努力与你就记录的制作达成协议。

• 公共机构可以收取合理费用，但不得超过查阅、复制、提供或搜索所申请记录的实际成 本，并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供所申请的记录。任何公共机构不得征收任何额外的、中介的或多余的费用或开支，以收回与创建或维护记录或处理公共机构一般事务相关的一般成本。公共机构收取的任何复制费不得超过复制的实际成本。提供记录的实际成本将包括工作人员搜索所要求记录的时间、复印费用、编辑记录中豁免信息的时间或与提供所要求记录直接相关的任何其他费用。不能包括一般管理费用
• 在进行记录搜索之前，公共机构应以书面形式通知请求者，公共机构可以收取合理的费用，但不得超过其在访问、复制、提供或搜索所请求记录时产生的实际费用，并询问请求者是否愿意按照第 2 节 F 小节的规定在提供所需记录之前要求进行成本估算。《Virginia法典》 2-3704
• VRS 如有要求，应提供费用估算。VRS 必须对您的请求做出答复的期限，应从费用估算通知与您要求VRS 继续处理请求的答复之间暂停（pause）。如果您在发送费用估算后的 30 天内没有回复，VRS 将视为 FOIA 请求已撤回
• 如果我们估计回复您的请求所需的费用超过200 美元，我们可能会要求您在继续处理您的请求之前支付不超过估算金额的押金。我们对您的请求做出答复的 5 个工作日不包括从我们要求交纳押金到您做出答复之间的时间
• 您可以要求我们提前估算提供您所要求的记录的费用。这样您就可以预先了解任何费用，或者有机会修改您的申请，以降低估计费用。我们对您的请求做出答复的五天时间不包括从我们向您发送估价到您做出答复之间的时间。如果您未在30 天内做出答复，您的申请将被视为撤回
• 为 FOIA 请求提前向 VRS 支付的任何押金或费用均应计入提供所请求记录的最终实际费用
• VRS 不接受信用卡付款。VRS 将接受支票以支付任何 FOIA 费用
• 如果你在之前的 FOIA 申请中欠了 VRS 款但仍未付款超过 30 天，VRS 可能需要先支付逾期账单，然后才能回复你的新 FOIA 请求

VRS 的政策通常是不向请求者收费 VRS FOIA 官员出示所需记录所花费的第一小时的费用。VRS 确实对其他 VRS 员工所花费的所有时间以及 VRS FOIA 官员花费的一小时以上的任何时间收费。VRS 参与制作 FOIA 请求记录的工作人员会跟踪在请求上花费的时间的开始和结束以及在此期间所做的一般工作类型。

VRS 使用 VRS 人力资源部门在创建 FOIA 发票当天报告的参与制作响应 FOIA 请求的记录的每位 VRS 员工的小时工资、小时工资率或小时合同工费率。

VRS 维护各种公共记录，包括但不限于

• 与VRS' 退休福利和其他离职后福利的管理有关的政策和程序
• 与下列机构的行政管理有关的一般记录VRS
• VRS 出版物
• 成员、延期成员、退休人员、受益人和遗属记录
• 投资记录
• 社会保障管理局218 协议
• VRS-参与雇主记录
• 与Virginia独立公共退休系统签订的便携性协议
• 采购记录
• 精算估值
• 董事会和委员会记录，包括会议材料
• Virginia志愿消防员和救援队工人服务奖励计划（VOLSAP）记录
• 因公殉职法》（LODA）索赔记录（注意，《因公殉职法》健康福利计划记录由人力资源管理部保存）
• VRS 人事档案

《Virginia法典》允许任何公共机构不向公众披露某些记录。VRS 通常在以下豁免范围内不公开记录：

• 人事记录（§2.2-3705.1(1)《弗吉尼亚法典》），包括 VRS（FOIA 委员会意见 AO-01-02）成员的退休记录
  • VRS 将向他们提供会员或退休人员本人的记录
  • VRS 一般不会向记录对象以外的任何人提供可识别个人的人事记录
• 受律师-当事人特权保护的记录（§2.2-3705.1(2)) 或律师工作成果（§2.2-3705.1(3))
• 供应商专有信息（§2.2-3705.1(6))
• 在授予合同之前与合同谈判和授予有关的记录（§2.2-3705.1(12))
• 与获取、持有或处置某一实体的证券或其他所有者权益有关的记录，条件是该证券或所有者权益不在政府监管的证券交易所交易（§2.2-3705.7(12))
• VRS 有关追求特定投资战略、选择或终止投资经理以及商业秘密的记录（§2.2-3705.7(24))

FOIA 委员会有一份公众意见表，你可以提交该表，就你从 VRS 获得的援助质量提供反馈。

FOIA 委员会公众意见表

您也可以通过VRS 网站 "联系 "页面上的信息向VRS 发送反馈意见。

向 VRS 签发的法律文件（包括诉讼、扣押、证人传票、证人传票等）必须由程序服务器或执法人员亲自送达位于弗吉尼亚州 Richmond 东大街 1200 号的 VRS 办公室 23219。

当VRS 收到通过传真或电子邮件发出的传票时，VRS 将开始汇编有回应的记录；不过，记录将在收到合法送达的传票后公布。